إدارة الوقت بفاعلية هي واحدة من أكثر المهارات أهمية والتي يمكنها أن تأخذك بعيدًا في حياتك؛ سواءً على مستوى حياتك الشخصية أو المهنية. إذا كنت لا تدير وقتك بشكل فعال، فستدخل عاجلاً أم آجلاً في حالة من الفوضى. الوقت، لكونه جانبًا حاسمًا من جوانب الحياة ، يستحق أن يعامل بأكثر الطرق احترامًا. فقط إذا تعلمنا إتقان فن إدارة الوقت، فإن حياتنا ستشهد تغييرًا إيجابيًا.
ماذا تعني إدارة الوقت؟
تعني “إدارة الوقت” تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة. إذ تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء – وليس بجهد أكبر – بحيث تنجز المزيد في وقت أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.
لماذا إدارة الوقت مهمة؟
يمكن أن يؤدي تعلم فن إدارة الوقت إلى إحداث تأثير إيجابي خاصة على حياتك المهنية، حيث يمكنك إستثمار وقتك في القيام بالأعمال المهمة لك.
ففي بيئة العمل على سبيل المثال، يتمكن الموظفين إدارة ساعات عملهم بشكل أكثر فاعلية إذا كان هناك خطة موضوع ةفي تقسيم الوقت، إذ يميل الموظفون لأن يكونوا أكثر إبداعًا وسعادة وأقل عرضة للإرهاق في العمل. وبالتالي، فمن المنطقي قضاء بعض الوقت للتعرف على نصائح وتقنيات إدارة الوقت لإفادة حياتك المهنية.
8 نصائح لإدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية
1. ضع أهدافاً S.M.A.R.T
تعد الأهداف جزءًا من كل جانب من جوانب الحياة وتوفر إحساسًا بالاتجاه والتحفيز والتركيز الواضح وتوضيح الأهمية. من خلال تحديد الأهداف ، فإنك توفر لنفسك هدفًا تصبو إليه. يتم استخدام هدف SMART للمساعدة في توجيه تحديد الهدف بعناية وفاعلية. SMART هو اختصار يشير إلى محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعي وفي الوقت المناسب. لذلك ، يتضمن هدف SMART كل هذه المعايير للمساعدة في تركيز جهودك وزيادة فرص تحقيق هدفك.
2. خصص صباحك للمهام الأكثر أهمية
إدارة الوقت وتحديد الأولويات يسيران معاً، لا يمكنك إدارة وقتك بفاعلية إلا عندما تعرف ما يفترض القيام به ومتى. أهدف الى الإستفادة من طاقتك في الصباح لأجل إنجاز المهام الأكثر أهمية، والتي تتطلب جهداً أكثر من غيرها.
3. تخلّص من المشتتات
عندما تعمل على مهام ذات أولوية عالية، ضع هاتفك جانباً، سينتهي بك الأمر إلى توفير الكثير من الوقت ورفع مستويات كفاءتك إلى مستوى أعلى؛ إذ تعد رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ورسائل الوسائط الاجتماعية من أبرز المشتتات اليوم، فالتشتت بين المهام يكلّفك وقتاً إضافية، حتى تصبح المهمة التي تتطلب 60 دقيقة تستغرق أكثر من 3 ساعات لإنجازها.
4. فضّل النوعية على الكمية؛ أبتعد عن تعدد المهام
من الأمور الخاطئة المتعارف عليها إنه كلما كان الشخص أكثر إنشغالاً كان أكثر إنتاجية، وهذا غير صحيح بالضرورة. فكلما كان الشخص مشغول بأكثر من مهمة واحدة في نفس الوقت كلما كانت هناك هفوات يرتكبها، ويستغرق بها وقت أطول.
أسعَ الى أخذ مهامك بالتتابع، فبدلاً من أخذ ثلاث مهام في وقت واحد، وتقسيم انتباهك إلى ثلاثة أشياء مختلفة، من الأفضل أن تركّز فكرك على شيء واحد، ثم وبعد الإنتهاء من هذه المهمة أنتقل لمهمة أخرى، وهكذا. فبهذه الطريقة سوف تنتج بفاعلية أكثر وإنتاجية اكبر.
5. خذ فترات إستراحة
قد يبدو الأمر غير منطقي ولكن الاستراحات هي إحدى أدوات إدارة الوقت الفعّالة. لا تتعلق الإدارة الذكية للوقت دائمًا بفعل شيء أو بآخر. كما يؤكد أيضًا على حقيقة أن فترات الراحة الصغيرة بعد ساعة أو نحو ذلك يمكن أن تنقل إنتاجيتك إلى مستوى آخر.
6. خذ كفايتك من النوم
يمكن للنوم أن يكون عاملاً مؤثرًا سواء إيجابًا أو سلبًا. عندما تحصل على نوم عميق لمدة ست إلى ثماني ساعات، فلن تشعر فقط بالانتعاش والتجدد، بل إنه يساهم أيضًا في نمط حياة صحي على العكس من ذلك ، عندما لا تحصل على قسط كافٍ من النوم ، فإنك تزيد أيضًا من مخاطر الإصابة بالأمراض مثل السكري وانقطاع النفس الانسدادي النومي والسمنة والمزيد.
يتخذ العقل والجسم البشري قرارات أفضل ويؤديان بشكل أكثر كفاءة عندما يكونان مرتاحين. يمكنك أن تقرر بسرعة ما يجب القيام به ومتى وكيف. ضع جدولًا لنومك والتزم به كل يوم. جرب الذهاب للنوم والاستيقاظ في نفس الوقت.
7. قم بالتفويض
ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك، أحياناً من الأفضل توكيل مهمة الى شخص آخر، أو تصدير المهام الى جهة خارجية. أحد أفضل الأشياء في التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية هو أنه يمنحك وقتًا كافيًا للتركيز على الأشياء المهمة ويقلل من أعباء العمل لديك لوقت كبير. بغض النظر عن المرحلة المهنية التي تكون فيها في هذه المرحلة من حياتك ، فمن الأفضل دائمًا معرفة كيفية تفويض المهام للآخرين والسماح للآخرين بتحمل المسؤولية.
8. إدارة الوقت يعني أن تتبعه
هناك مقولة في الإدارة تقول بأن “ما لا يمكنك قياسه، لا يمكنك إدارته”، وهي تنطبق على وقتك أيضاً. عليك أن تعرف كيف وأين تقضي كل ساعة من وقتك، وبعد أن تحدد ذلك ستتمكن من إدارة الوقت بشكل أفضل.
الأشخاص الذين يحبون تتبع الأشياء التي يقومون بها عادة ما يكونون مركزين ومنتجين ومنظمين. إنهم لا يراقبون ويتتبعون ساعات عملهم فحسب، بل يدركون أيضًا عدد الأنشطة التي يؤدونها والمهام والمشاريع التي يتعاملون معها.
الخلاصة
تلعب إدارة الوقت دورًا مهمًا لأجل خطو خطوات متقدمة في حياتنا، من المهم أن تثقف نفسك حول كيفية إستثمار وقتك بأفضل طريقة ممكن، إذ يمكن لذلك أن يجعلك أكثر إنتاجية بكثير، وتتمكن من إستثمار كل دقيقة ثمينة من يومك.
بالنهاية، فإن إدارة الوقت ليست مهارةً هامشية؛ بل هي المهارة الأساس التي يعتمد عليها كل شيء آخر في الحياة.
